Suivre les changements d’usage
Une activité nouvelle ou une modification d’un outil peut demander de revoir certains repères. Le suivi donne un cadre pour faire remonter les questions et les examiner.
SUIVI ET VEILLE RGPD
Vos pratiques évoluent.Votre démarche RGPD aussi.
Un nouveau logiciel, un projet ou une réorganisation peut faire évoluer les usages de données. Etatys vous accompagne pour relier ces changements à votre démarche RGPD et garder des repères utiles aux équipes.
- Un périmètre défini avec votre collectivité
- Des documents reliés aux pratiques des services
- Une sensibilisation incluse dans l’accompagnement
Un cabinet ancré dans votre territoire.
Franche-Comté · Haute-Saône & Doubs
LE PÉRIMÈTRE DE L’ACCOMPAGNEMENT
Un suivi qui part des évolutions de votre collectivité.
Les missions et les modalités sont définies après un échange sur votre organisation, vos documents et vos attentes.
Actualiser les documents concernés
Registre, formulaires et procédures doivent rester reliés au fonctionnement des services. Le travail documentaire est organisé selon les évolutions identifiées et le périmètre de la mission.
Mettre les évolutions réglementaires en contexte
La veille, lorsqu’elle est prévue dans votre accompagnement, sert à examiner les sujets pertinents pour vos activités. La proposition précise le périmètre retenu et les modalités de suivi.
UNE DÉMARCHE RELIÉE AU TERRAIN
Un document utile est un document relié aux pratiques.
La rédaction initiale des supports donne un cadre. Le fonctionnement des services peut ensuite évoluer : interlocuteurs, outils, destinataires ou manières de travailler. Ces changements méritent d’être rapprochés de la documentation existante.
L’accompagnement aide à repérer les questions à examiner et les informations à compléter. Il conserve une approche progressive : comprendre l’évolution, identifier les sujets concernés et préparer les mises à jour utiles.
Présenter votre situationDES SITUATIONS CONCRÈTES
Les moments où il est utile de refaire le point.
Ces exemples illustrent les questions qui peuvent être examinées selon le périmètre de la mission.
Une nouvelle application entre dans les services
L’outil répond à un besoin métier mais peut modifier les informations collectées, les accès ou les échanges avec un prestataire. Présenter le projet permet d’identifier les sujets de protection des données à examiner.
Les documents existants servent de base pour comprendre ce qui change. Le conseil RGPD doit s’articuler avec les équipes qui connaissent l’activité et les intervenants chargés de l’outil.
Échanger sur votre besoinUne procédure ne correspond plus à l’organisation
Un interlocuteur a changé, un dossier est transmis autrement ou une activité a été réorganisée. Une procédure ancienne peut alors donner des repères incomplets aux agents qui doivent l’utiliser.
Le suivi permet de replacer ces écarts dans leur contexte et de discuter des éléments à actualiser. Les explications données aux équipes doivent évoluer avec les documents, pour que la démarche reste compréhensible.
Échanger sur votre besoinUne question récurrente révèle un besoin de clarification
Plusieurs agents peuvent rencontrer une même difficulté dans les échanges avec les usagers ou les partenaires. La question mérite alors d’être regardée au-delà d’une réponse ponctuelle.
Elle peut conduire à reprendre un repère documentaire ou à travailler un exemple en sensibilisation. L’objectif est de relier l’accompagnement aux situations qui se présentent réellement dans vos services.
Échanger sur votre besoinVOTRE PLAN D’ACTION RGPD
Des priorités visibles.
Une démarche plus facile à suivre.
Un plan d’action doit vous permettre de comprendre les sujets à traiter, les prochaines étapes et le travail à mener avec vos équipes.
- Identifier les priorités à partir de votre situation.
- Organiser les actions avec les services concernés.
- Faire le point au fil de l’accompagnement.
PRÉPARER LA SUITE
Organiser le suivi sans perdre le fil des priorités.
Ces repères permettent de préciser le travail envisagé et la manière de l’organiser.
Garder une vue des sujets ouverts
Un point de suivi permet de discuter des actions engagées, des informations encore attendues et des évolutions à prendre en compte. Le plan d’action facilite cette lecture commune.
Les modalités et le périmètre du suivi sont précisés dans votre accompagnement. Aucune fréquence d’intervention ou disponibilité permanente n’est présumée en dehors de ce cadre.
Échanger sur votre besoinPréparer les prochains changements
Vous pouvez signaler les projets connus, les outils susceptibles d’évoluer et les questions des équipes. Ces éléments permettent d’anticiper les échanges utiles et de préciser les personnes à associer.
La sensibilisation, systématiquement incluse dans les accompagnements, soutient l’appropriation des repères. Une formation complémentaire ou un besoin particulier peut être étudié séparément sur devis.
Échanger sur votre besoinNOTRE MÉTHODE
Un cadre pour travailler ensemble.
Le premier échange permet de préciser ces étapes selon votre point de départ.
Signaler
Faire remonter les projets, changements et questions rencontrés dans les services.
En savoir plusExaminer
Identifier les traitements et les repères susceptibles d’être concernés.
En savoir plusAdapter
Organiser les mises à jour et les explications nécessaires avec les interlocuteurs pertinents.
En savoir plusUN CABINET PROCHE DE VOTRE TERRITOIRE
Basé en Franche-Comté,
au service des collectivités.
Installé à Villers-le-Sec, entre Vesoul et Besançon, Etatys accompagne prioritairement les communes et intercommunalités de Haute-Saône et du Doubs, tout en restant ouvert aux autres territoires.
Notre approche repose sur la disponibilité, des échanges compréhensibles et la connaissance des contraintes du secteur public local.
Découvrir le cabinet EtatysNOS FORMULES D’ACCOMPAGNEMENT RGPD
Choisissez la formule
adaptée à votre collectivité.
Suivi et Essentiel s’adressent aux communes de moins de 1 500 habitants.
Engagement de 12 mois, avec paiement mensuel ou annuel.
POUR SUIVRE VOTRE DÉMARCHE
Suivi
Un accompagnement régulier pour maintenir vos pratiques et répondre aux situations du quotidien.
Ce qui est inclus
- Audit de conformité et solutions
- Gestion des procédures
- Entretiens avec les agents
- Mise à jour du registre des traitements
- Sensibilisation
- Accompagnement des violations de données
- Demandes d’exercice des droits
- Désignation du DPO auprès de la CNIL
POUR STRUCTURER VOTRE CONFORMITÉ
Essentiel
Les services de Suivi, complétés par les outils nécessaires pour approfondir votre mise en conformité.
Tout Suivi, avec en complément
- Tous les services de la formule Suivi
- Registre des traitements
- Conformité du site web
- Analyse d’impact (AIPD)
- Veille juridique
VOTRE COLLECTIVITÉ, VOTRE PÉRIMÈTRE
Sur mesure
Une proposition construite selon votre taille, votre organisation et le périmètre de votre besoin.
Pour votre structure
- Communes de plus de 1 500 habitants
- Communautés de communes
- Communautés d’agglomération
- Accompagnement adapté à vos services
Discutons de vos traitements, de votre organisation et de vos attentes pour déterminer le niveau d’accompagnement pertinent.
Vous hésitez entre les formules ? Nous pouvons faire le point sur vos documents et votre organisation avant de vous orienter.
Être conseilléLa sensibilisation est incluse dans nos accompagnements. Des sensibilisations et formations à la carte sont également proposées sur devis.
Formation & sensibilisationVOS QUESTIONS SUR L’ACCOMPAGNEMENT
Des réponses pour
avancer plus sereinement.
Organisation, méthode, accompagnement : les premiers repères pour votre collectivité.
Poser une autre question
Nous avons déjà des documents : faut-il tout recommencer ?
Nous commençons par examiner ce qui existe : registre, formulaires, procédures et habitudes des services. L’objectif est d’identifier les éléments utilisables, ceux à actualiser et les sujets qui restent à traiter. Cette analyse permet de définir une démarche adaptée à votre point de départ.
La veille et les modalités de suivi sont-elles les mêmes pour toutes les missions ?
Le périmètre et les modalités sont précisés dans votre proposition. La veille juridique figure notamment dans la formule Essentiel. L’échange permet de définir le suivi adapté à votre organisation et aux prestations retenues.
La sensibilisation est-elle incluse dans l’accompagnement ?
Oui. Etatys inclut systématiquement la sensibilisation dans ses accompagnements. Des sensibilisations et formations à la carte sont également proposées sur devis pour les besoins spécifiques, avec un programme et des modalités définis après échange.
Pourquoi les tarifs ne sont-ils pas affichés ?
Nous établissons les tarifs après avoir étudié votre structure et échangé sur vos besoins. Les services concernés, les documents existants et le périmètre attendu permettent de préparer une proposition adaptée, plutôt qu’un prix générique qui ne décrirait pas votre situation.
Que se passe-t-il après une prise de contact ?
Nous échangeons sur vos services, votre organisation et vos attentes. Vous pouvez nous parler de ce qui est déjà en place ou des difficultés rencontrées. Nous discutons ensuite des priorités et de la formule qui correspond à votre besoin.
LES PUBLICATIONS ETATYS
Dernières actualités
RGPD & collectivités.
PARLONS DE VOTRE COLLECTIVITÉ
Vos questions méritent
un interlocuteur.
Vous démarrez votre mise en conformité, vous souhaitez un suivi plus présent ou vous avez une question précise ? Prenons le temps de comprendre votre situation.
01Vous nous présentez votre organisation et vos besoins.
02Nous échangeons sur les priorités et l’accompagnement adapté.