RGPD · COMMUNAUTÉS DE COMMUNES
Des services partagés, des compétences variées et des échanges avec les communes membres : votre démarche RGPD doit tenir compte de cette organisation. Etatys vous accompagne pour comprendre les usages, définir les priorités et suivre les questions de vos équipes.
Franche-Comté · Haute-Saône & Doubs
LES ENJEUX DE VOTRE STRUCTURE
L’accompagnement part des services effectivement exercés par votre communauté de communes. L’objectif est de repérer comment les informations sont collectées, utilisées et transmises, y compris lorsqu’un outil ou une équipe intervient pour plusieurs structures.
Petite enfance, urbanisme, déchets ou développement économique : selon les compétences exercées, les informations utilisées et les interlocuteurs diffèrent. Le registre doit décrire ces activités avec les personnes qui les connaissent.
Un dossier peut circuler entre un service communal, un service intercommunal et un prestataire. Identifier les rôles et les destinataires aide à comprendre ces échanges et les points à documenter.
Les logiciels partagés et les agents intervenant sur plusieurs périmètres demandent des repères clairs. Le conseil RGPD s’articule avec les personnes qui organisent les services et administrent les outils.
COMPRENDRE VOTRE ORGANISATION
La mutualisation peut faciliter les échanges, mais elle ne décrit pas à elle seule qui intervient dans chaque traitement. Nous examinons avec vous les services concernés, les pratiques et les documents disponibles pour clarifier le cadre de travail.
Un projet commun peut mobiliser des agents de plusieurs collectivités et des outils distincts. La démarche doit rester compréhensible pour chacun : quels sujets traiter, qui associer et quels supports utiliser au quotidien.
Parler de votre organisationDE VOS USAGES AU PLAN D’ACTION
Les situations suivantes donnent des repères pour comprendre le travail possible. Le périmètre exact est défini à partir de votre structure et de l’accompagnement retenu.
Une réorganisation peut faire évoluer les interlocuteurs, les accès aux dossiers et les outils utilisés. Nous cherchons à comprendre le fonctionnement prévu et les pratiques existantes pour identifier les sujets de protection des données à travailler.
Les documents disponibles donnent une première base : description du service, formulaires, registre et conventions utiles. L’accompagnement permet de rapprocher ces éléments de l’organisation réelle et de préciser les questions à approfondir.
Échanger sur ce sujetUn même outil peut servir des activités différentes et être consulté par des agents qui n’ont pas les mêmes missions. Il est utile de comprendre les usages, les droits accordés et les modalités d’échange avec l’éditeur ou le prestataire.
Nous abordons ces sujets avec les personnes concernées. Les décisions techniques et leur mise en œuvre se coordonnent avec vos intervenants informatiques ; les repères RGPD doivent rester cohérents avec le fonctionnement du service.
Échanger sur ce sujetLe suivi ne se résume pas à centraliser des documents. Il faut aussi savoir comment remonter une question, signaler une évolution ou examiner un nouveau projet. Nous précisons avec vous les personnes à associer et les modalités utiles à la mission.
Pour commencer, présentez les principaux services, les outils partagés et ce qui motive votre demande. Un registre déjà rédigé ou un accompagnement antérieur constitue un point d’appui, même si certaines informations restent à actualiser.
Échanger sur ce sujetVOTRE PLAN D’ACTION RGPD
Un plan d’action doit vous permettre de comprendre les sujets à traiter, les prochaines étapes et le travail à mener avec vos équipes.
PRÉPARER UN TRAVAIL ENTRE PLUSIEURS STRUCTURES
Le suivi prend en compte les personnes, les documents et les évolutions de votre organisation. Ces repères permettent de préparer un accompagnement relié au fonctionnement des services.
Une demande peut concerner un service propre à la communauté de communes, une activité mutualisée ou une question transmise par une commune membre. Préciser ce point dès le départ aide à comprendre quels interlocuteurs et quels documents seront utiles.
L’accompagnement doit rendre lisible le périmètre étudié. Nous identifions avec vous les sujets qui relèvent de la mission envisagée et ceux qui nécessiteraient un échange complémentaire. Un outil commun ne signifie pas que toutes les structures ont les mêmes pratiques ou les mêmes besoins.
Échanger sur votre organisationLes équipes doivent pouvoir signaler une évolution : un formulaire modifié, un nouveau partenaire ou un changement dans l’usage d’un logiciel. Il est utile de prévoir à qui adresser la question et quels éléments de contexte transmettre.
Cette organisation facilite le suivi sans demander à chaque agent de maîtriser tous les sujets RGPD. Les repères peuvent être repris pendant la sensibilisation, à partir de situations rencontrées dans les services et dans les échanges avec les communes.
Échanger sur votre organisationLe plan d’action sert à relier les constats aux démarches à engager. Nous précisons avec vous les sujets à examiner et les personnes à associer, en tenant compte de la disponibilité des équipes et des projets déjà programmés.
Les documents existants restent un point d’appui. L’enjeu est de comprendre ce qui peut être conservé, ce qui demande une actualisation et comment les questions nouvelles seront prises en compte au fil de l’accompagnement.
Échanger sur votre organisationNOTRE MÉTHODE
Le premier échange permet de préciser ces étapes selon votre point de départ et les sujets que vous souhaitez traiter.
Partir des compétences et services réellement exercés, puis des données nécessaires à leur fonctionnement.
En savoir plusAssocier les interlocuteurs de l’intercommunalité, des communes et des prestataires concernés.
En savoir plusRevoir les repères lorsque les missions, les applications ou l’organisation des équipes changent.
En savoir plusUN CABINET PROCHE DE VOTRE TERRITOIRE
Installé à Villers-le-Sec, entre Vesoul et Besançon, Etatys accompagne prioritairement les communes et intercommunalités de Haute-Saône et du Doubs, tout en restant ouvert aux autres territoires.
Notre approche repose sur la disponibilité, des échanges compréhensibles et la connaissance des contraintes du secteur public local.
Découvrir le cabinet EtatysNOS FORMULES D’ACCOMPAGNEMENT RGPD
Suivi et Essentiel s’adressent aux communes de moins de 1 500 habitants.
Engagement de 12 mois, avec paiement mensuel ou annuel.
POUR SUIVRE VOTRE DÉMARCHE
Un accompagnement régulier pour maintenir vos pratiques et répondre aux situations du quotidien.
POUR STRUCTURER VOTRE CONFORMITÉ
Les services de Suivi, complétés par les outils nécessaires pour approfondir votre mise en conformité.
VOTRE COLLECTIVITÉ, VOTRE PÉRIMÈTRE
Une proposition construite selon votre taille, votre organisation et le périmètre de votre besoin.
Discutons de vos traitements, de votre organisation et de vos attentes pour déterminer le niveau d’accompagnement pertinent.
Vous hésitez entre les formules ? Nous pouvons faire le point sur vos documents et votre organisation avant de vous orienter.
Être conseilléLa sensibilisation est incluse dans nos accompagnements. Des sensibilisations et formations à la carte sont également proposées sur devis.
Formation & sensibilisationVOS QUESTIONS SUR L’ACCOMPAGNEMENT
Organisation, méthode, accompagnement : les premiers repères pour votre collectivité.
Poser une autre question
Nous commençons par examiner ce qui existe : registre, formulaires, procédures et habitudes des services. L’objectif est d’identifier les éléments utilisables, ceux à actualiser et les sujets qui restent à traiter. Cette analyse permet de définir une démarche adaptée à votre point de départ.
La protection des données ne se limite pas aux logiciels. Les dossiers papier structurés contenant des informations personnelles doivent aussi être pris en compte. Nous étudions avec vous les accès, le rangement, les échanges et la conservation de ces documents.
Nous établissons les tarifs après avoir étudié votre structure et échangé sur vos besoins. Les services concernés, les documents existants et le périmètre attendu permettent de préparer une proposition adaptée, plutôt qu’un prix générique qui ne décrirait pas votre situation.
La Haute-Saône et le Doubs sont nos territoires d’intervention prioritaires. Nous restons ouverts aux autres collectivités. Le premier échange permet de préciser les modalités d’accompagnement en fonction de votre situation et de votre localisation.
Nous échangeons sur vos services, votre organisation et vos attentes. Vous pouvez nous parler de ce qui est déjà en place ou des difficultés rencontrées. Nous discutons ensuite des priorités et de la formule qui correspond à votre besoin.
LES PUBLICATIONS ETATYS
PARLONS DE VOTRE COLLECTIVITÉ
Vous démarrez votre mise en conformité, vous souhaitez un suivi plus présent ou vous avez une question précise ? Prenons le temps de comprendre votre situation.
01Vous nous présentez votre organisation et vos besoins.
02Nous échangeons sur les priorités et l’accompagnement adapté.
