RGPD & cybersécurité pour les collectivités territoriales07 88 25 93 82

L’accompagnement RGPD des communes

La conformité RGPD
de votre commune,accompagnée au quotidien.

Un interlocuteur qui connaît les collectivités. Des documents adaptés à vos pratiques. Un suivi pour avancer, même quand vos équipes ont peu de temps.

  • Votre DPO externe et un accompagnement dans la durée
  • Un registre, des procédures et des priorités claires
  • Des agents sensibilisés au RGPD et à la cybersécurité
Parlons de votre commune Découvrir les formules

Communes rurales et petites collectivités · Haute-Saône, Doubs et autres territoires

Un clocher et le paysage d’une commune, visuel du site Etatys
Le RGPD, au plus près de votre territoire.

Une expertise dédiée aux réalités des collectivités.

COMPRENDRE VOS ENJEUX

Le RGPD concerne toutes les communes.
La méthode doit s’adapter à la vôtre.

De l’état civil aux inscriptions scolaires, votre mairie utilise chaque jour des données personnelles. Leur protection fait partie du fonctionnement de vos services, quelle que soit la taille de la commune.

Pourquoi organiser votre mise en conformité ?

Le règlement général sur la protection des données encadre l’utilisation des informations relatives aux personnes. Pour une commune, la démarche passe notamment par la désignation d’un délégué à la protection des données, le recensement des traitements et l’organisation des pratiques.

Il s’agit de savoir quelles données vous détenez, pour quel usage, qui peut y accéder et comment elles sont protégées. Cette visibilité aide les agents à traiter les demandes des administrés et à prendre en compte la confidentialité dans les projets de la collectivité.

Etatys vous accompagne pour transformer ces sujets en actions adaptées à vos moyens : des priorités identifiées, des documents utilisables et des explications accessibles aux élus comme aux agents.

Le rôle du DPO expliqué par la CNIL

UN ACCOMPAGNEMENT RGPD COMPLET

Votre DPO externe,
avec des solutions pour le quotidien.

Etatys associe conseil, outils et suivi. Le périmètre de votre accompagnement est défini selon votre situation et la formule retenue.

01 / CONSEIL & PILOTAGE

Un DPO externe pour votre commune

Votre délégué à la protection des données devient le point de contact pour les questions RGPD. Il vous conseille, accompagne les projets et vous aide à organiser votre démarche de conformité.

Etatys assure cette mission dans la durée et accompagne la désignation auprès de la CNIL. Vous disposez d’un appui spécialisé, tout en gardant les décisions et les priorités au sein de votre collectivité.

Découvrir la mission de DPO externe
02 / AUDIT & DOCUMENTATION

Un registre et des procédures utiles

L’audit permet de comprendre votre organisation et d’identifier les points à améliorer. Nous travaillons sur le registre des traitements, les documents et les procédures nécessaires à votre activité.

Les supports sont adaptés à vos usages : formulaires, demandes des administrés, échanges avec les prestataires ou accès aux dossiers. Les analyses d’impact sont abordées selon les traitements concernés et votre accompagnement.

Faire le point sur votre conformité
03 / AGENTS & ÉLUS

Une sensibilisation ancrée dans les pratiques

La conformité doit pouvoir être comprise par les personnes qui font vivre la mairie. Nous abordons les bons réflexes à partir de situations concrètes : un courriel, un dossier papier, une demande d’information ou un partage de fichier.

La sensibilisation couvre aussi les risques numériques. Des formations plus approfondies peuvent être étudiées pour les équipes qui souhaitent développer leurs compétences.

Sensibiliser vos équipes
04 / SUIVI & RÉACTION

Un appui quand la situation évolue

Un nouveau logiciel, un projet communal, une demande d’accès aux données ou un incident : votre commune a besoin de réponses au fil de son activité.

Nous vous accompagnons dans la gestion des demandes de droits et des violations de données. Le suivi permet de faire évoluer les documents et les pratiques, pour que votre démarche reste en phase avec le fonctionnement de vos services.

Maintenir votre démarche dans le temps
Vous avez déjà un registre ou des procédures ?

Commençons par regarder ce qui existe et ce qu’il reste à faire.

Faire le point ensemble

DANS LE QUOTIDIEN DE VOTRE MAIRIE

Des situations concrètes pour comprendre l’accompagnement.

Le RGPD prend forme dans les gestes de vos services. Voici quelques exemples de sujets à examiner avec votre DPO, selon vos usages et le périmètre de la mission. Ces situations illustrent la démarche ; elles ne constituent pas des témoignages clients.

Un nouveau formulaire pour un service communal

Avant de reprendre un modèle, il est utile de préciser le service rendu, les informations réellement demandées et les personnes qui recevront le dossier. Un formulaire papier et un formulaire en ligne peuvent servir la même activité tout en impliquant des circuits différents.

L’accompagnement permet d’examiner la cohérence entre le formulaire, les informations données aux habitants et l’organisation du traitement. Le sujet peut aussi amener à actualiser le registre ou à clarifier les échanges avec le prestataire qui fournit l’outil.

Faire examiner vos pratiques

Un agent arrive, change de poste ou quitte la mairie

Les accès aux logiciels et aux dossiers suivent parfois les habitudes de travail sans être revus lors d’un changement. Identifier les outils concernés, les droits d’accès et les interlocuteurs techniques aide à préparer une organisation plus claire.

Ce travail associe les personnes qui connaissent les missions et celles qui administrent les outils. Votre DPO vous aide à examiner les enjeux de protection des données et les repères à formaliser ; la collectivité organise ensuite les décisions et les actions avec ses intervenants.

Organiser la protection des données

Vous souhaitez reprendre un registre resté de côté

La première question est de savoir ce qui a changé depuis sa rédaction : services, logiciels, formulaires, destinataires ou façons de travailler. Le registre peut alors être rapproché des usages actuels, au lieu d’être considéré comme un dossier terminé une fois pour toutes.

Vous pouvez préparer les documents existants et relever les principales évolutions connues. Même si certaines informations manquent, un premier échange permet de définir comment les rechercher et avec quels services. Le suivi accompagne ensuite les nouvelles questions et les projets de la commune.

Découvrir le suivi proposé

VOTRE PLAN D’ACTION RGPD

Des priorités visibles.
Une démarche plus facile à suivre.

Un plan d’action doit vous permettre de comprendre les sujets à traiter, les prochaines étapes et le travail à mener avec vos équipes.

  • Identifier les priorités à partir de votre situation.
  • Organiser les actions avec les services concernés.
  • Faire le point au fil de l’accompagnement.
Tableau de bord Etatys : plan d’actions et suivi de leur avancement

PENSÉ POUR LES RÉALITÉS DES MAIRIES

Une petite équipe.
Des responsabilités multiples.
Un accompagnement adapté.

Une secrétaire de mairie mutualisée, des agents polyvalents, des urgences qui se succèdent : le RGPD doit trouver sa place dans cette organisation.

Notre expérience des collectivités guide notre manière d’intervenir. Nous prenons le temps de comprendre vos pratiques pour proposer des actions applicables par vos équipes.

01

Du temps à préserver

Nous organisons les priorités avec vous pour éviter de solliciter tous les services sur tous les sujets à la fois. Les échanges et les documents sont reliés aux besoins identifiés pendant l’audit.

02

Une proximité à protéger

À l’accueil de la mairie, tout le monde se connaît. Nous vous aidons à repérer les habitudes qui peuvent exposer une information personnelle et à mettre en place des pratiques de confidentialité adaptées.

03

Des outils à faire évoluer

Dossiers papier, messageries, logiciels métiers et services en ligne coexistent. L’accompagnement tient compte de cet ensemble et des changements à venir, sans présupposer une organisation entièrement numérique.

RGPD & CYBERSÉCURITÉ

Protéger les données,
c’est aussi sécuriser
les pratiques numériques.

Un courriel envoyé au mauvais destinataire, un compte partagé ou un fichier accessible trop largement peuvent mettre les données de votre commune en difficulté.

Etatys intègre la sensibilisation aux risques numériques dans son accompagnement. Nous aidons vos équipes à identifier les situations sensibles et à organiser leurs réflexes de prévention et de réaction.

Protéger les données des administrés

Les sujets à travailler avec vos équipes

Les courriels et les fichiersReconnaître les sollicitations suspectes et vérifier les destinataires avant un envoi.

Les comptes et les accèsIdentifier qui accède à quoi, notamment lors d’une arrivée ou d’un départ.

La conservation des informationsClarifier l’organisation des dossiers, leur protection et leur durée de conservation.

La réaction en cas d’incidentPrévoir une procédure pour savoir qui alerter et quelles informations rassembler.

COMMENT SE DÉROULE L’ACCOMPAGNEMENT ?

Une méthode progressive,
du premier échange au suivi régulier.

Votre plan d’action se construit à partir de votre situation. Les étapes donnent un cadre clair, qui évolue avec vos besoins et les projets de la commune.

  1. 1

    Comprendre

    Nous échangeons sur votre organisation, les outils utilisés, les documents existants et vos attentes. C’est le point de départ de l’accompagnement.

  2. 2

    Prioriser

    L’audit identifie les sujets à traiter. Nous expliquons les actions proposées pour vous permettre de définir un ordre de mise en œuvre réaliste.

  3. 3

    Mettre en place

    Nous travaillons sur les outils et les procédures, avec des explications pour les personnes qui les utilisent. Vos agents sont associés à la démarche.

  4. 4

    Accompagner

    Nous suivons les questions, les nouveaux projets et les évolutions de vos pratiques. Les documents sont actualisés au fil de votre activité.

UN CABINET PROCHE DE VOTRE TERRITOIRE

Basé en Franche-Comté,
au service des collectivités.

Installé à Villers-le-Sec, entre Vesoul et Besançon, Etatys accompagne prioritairement les communes et intercommunalités de Haute-Saône et du Doubs, tout en restant ouvert aux autres territoires.

Notre approche repose sur la disponibilité, des échanges compréhensibles et la connaissance des contraintes du secteur public local.

Découvrir le cabinet Etatys

NOS FORMULES D’ACCOMPAGNEMENT RGPD

Choisissez la formule
adaptée à votre collectivité.

Suivi et Essentiel s’adressent aux communes de moins de 1 500 habitants.
Engagement de 12 mois, avec paiement mensuel ou annuel.

POUR SUIVRE VOTRE DÉMARCHE

Suivi

Un accompagnement régulier pour maintenir vos pratiques et répondre aux situations du quotidien.

Échanger sur l’offre Suivi

Ce qui est inclus

  • Audit de conformité et solutions
  • Gestion des procédures
  • Entretiens avec les agents
  • Mise à jour du registre des traitements
  • Sensibilisation
  • Accompagnement des violations de données
  • Demandes d’exercice des droits
  • Désignation du DPO auprès de la CNIL

POUR STRUCTURER VOTRE CONFORMITÉ

Essentiel

Les services de Suivi, complétés par les outils nécessaires pour approfondir votre mise en conformité.

Échanger sur l’offre Essentiel

Tout Suivi, avec en complément

  • Tous les services de la formule Suivi
  • Registre des traitements
  • Conformité du site web
  • Analyse d’impact (AIPD)
  • Veille juridique

VOTRE COLLECTIVITÉ, VOTRE PÉRIMÈTRE

Sur mesure

Une proposition construite selon votre taille, votre organisation et le périmètre de votre besoin.

Demander une proposition

Pour votre structure

  • Communes de plus de 1 500 habitants
  • Communautés de communes
  • Communautés d’agglomération
  • Accompagnement adapté à vos services

Discutons de vos traitements, de votre organisation et de vos attentes pour déterminer le niveau d’accompagnement pertinent.

Vous hésitez entre les formules ? Nous pouvons faire le point sur vos documents et votre organisation avant de vous orienter.

Être conseillé

La sensibilisation est incluse dans nos accompagnements. Des sensibilisations et formations à la carte sont également proposées sur devis.

Formation & sensibilisation

VOS QUESTIONS SUR LE RGPD EN MAIRIE

Des réponses pour
avancer plus sereinement.

Organisation, méthode, accompagnement : les premiers repères pour votre collectivité.

Poser une autre question
Une petite commune doit-elle désigner un DPO ?

Oui. La CNIL rappelle que toutes les structures publiques doivent désigner un délégué à la protection des données. Il peut être interne, externe ou mutualisé, dans le respect des conditions applicables à sa mission.

Le DPO conseille et accompagne la collectivité. Il ne se substitue pas à elle pour les décisions concernant les traitements. Consulter les explications de la CNIL.

À quoi sert le registre des traitements ?

Le registre recense les activités qui utilisent des données personnelles. Il aide notamment à préciser les usages, les informations concernées, les accès et les durées de conservation.

Il sert de point d’appui pour suivre votre organisation et identifier les mesures à travailler. Voir le plan d’action proposé par la CNIL.

Nous avons déjà des documents : faut-il tout recommencer ?

Nous commençons par examiner ce qui existe : registre, formulaires, procédures et habitudes des services. L’objectif est d’identifier les éléments utilisables, ceux à actualiser et les sujets qui restent à traiter. Cette analyse permet de définir une démarche adaptée à votre point de départ.

Les dossiers papier sont-ils concernés ?

La protection des données ne se limite pas aux logiciels. Les dossiers papier structurés contenant des informations personnelles doivent aussi être pris en compte. Nous étudions avec vous les accès, le rangement, les échanges et la conservation de ces documents.

Comment accompagnez-vous les agents ?

La sensibilisation fait partie de Suivi et d’Essentiel. Nous utilisons des exemples reliés à l’activité de la mairie pour expliquer les réflexes utiles et le rôle des documents mis en place. Des formations approfondies peuvent également être étudiées selon vos besoins.

Quelle est la durée d’engagement et comment régler ?

Les formules Suivi et Essentiel prévoient un engagement de 12 mois. Vous pouvez opter pour un paiement mensuel ou un paiement annuel. Les modalités sont précisées dans votre proposition d’accompagnement.

Intervenez-vous uniquement en Franche-Comté ?

La Haute-Saône et le Doubs sont nos territoires d’intervention prioritaires. Nous restons ouverts aux autres collectivités. Le premier échange permet de préciser les modalités d’accompagnement en fonction de votre situation et de votre localisation.

Que se passe-t-il après une prise de contact ?

Nous échangeons sur vos services, votre organisation et vos attentes. Vous pouvez nous parler de ce qui est déjà en place ou des difficultés rencontrées. Nous discutons ensuite des priorités et de la formule qui correspond à votre besoin.

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PARLONS DE VOTRE COLLECTIVITÉ

Vos questions méritent
un interlocuteur.

Vous démarrez votre mise en conformité, vous souhaitez un suivi plus présent ou vous avez une question précise ? Prenons le temps de comprendre votre situation.

01Vous nous présentez votre organisation et vos besoins.

02Nous échangeons sur les priorités et l’accompagnement adapté.

VOTRE PREMIER ÉCHANGE AVEC ETATYS

Faisons le point ensemble.

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