Des missions aux usages différents
Habitat, mobilité, culture ou services aux familles : les dossiers et les échanges dépendent des activités réellement exercées. Les équipes métier sont des interlocuteurs essentiels pour comprendre ces traitements.
RGPD · COMMUNAUTÉS D’AGGLOMÉRATION
RGPD et DPO externedes communautés d’agglomération.
Des directions aux missions différentes, des projets transversaux et de nombreux interlocuteurs : Etatys vous accompagne pour donner un cadre lisible à votre démarche de protection des données et relier le conseil aux usages de vos services.
- Une analyse de vos pratiques et de vos outils
- Des priorités définies avec les interlocuteurs concernés
- Un suivi adapté au périmètre de la mission
Un cabinet proche de votre territoire.
Collectivités de toute la France
LES ENJEUX DE VOTRE STRUCTURE
Relier les services autour de priorités compréhensibles.
Les besoins varient selon les compétences de votre agglomération et l’organisation de ses directions. L’état des lieux permet de comprendre les activités, les applications et les circuits d’information avant de proposer un ordre de travail.
Des projets qui traversent les directions
Une application destinée aux usagers ou un nouvel outil de gestion peut impliquer plusieurs services. Le DPO aide à examiner les questions de données personnelles dans le contexte du projet.
Des prestataires et partenaires à prendre en compte
Les outils externes et les échanges de dossiers font partie du fonctionnement à examiner. Les documents et les pratiques doivent permettre de comprendre les interventions de chacun.
NOTRE MÉTHODE
Un cadre pour avancer avec vos équipes.
Le premier échange permet de préciser ces étapes selon votre point de départ et les sujets que vous souhaitez traiter.
Comprendre les périmètres
Identifier les activités, les outils et les directions associés aux traitements examinés.
En savoir plusPrioriser les chantiers
Relier les constats aux sujets à travailler et aux personnes concernées.
En savoir plusAccompagner les projets
Suivre les questions et actualiser les repères quand les usages évoluent.
En savoir plus
COMPRENDRE VOTRE ORGANISATION
Une vision d’ensemble, sans perdre le fonctionnement des équipes.
Un plan d’action transversal donne une vue des sujets à traiter. Pour être utilisable, il doit aussi rester relié aux interlocuteurs, aux documents et aux pratiques propres à chaque activité. Nous vous aidons à articuler ces deux niveaux.
Les échanges avec vos directions permettent de préciser les besoins et les contraintes de disponibilité. L’objectif est de rendre les priorités lisibles et d’organiser le travail selon les sujets identifiés, plutôt que de solliciter tous les services indistinctement.
Parler de votre organisationCOORDONNER LA DÉMARCHE ENTRE LES DIRECTIONS
Du projet transversal aux actions de chaque service.
Le suivi prend en compte les personnes, les documents et les évolutions de votre organisation. Ces repères permettent de préparer un accompagnement relié au fonctionnement des services.
Identifier un interlocuteur pour chaque sujet
Une démarche à l’échelle d’une agglomération implique des équipes métier, des responsables de projet et des intervenants informatiques. Leurs connaissances sont complémentaires : chacun peut expliquer une partie des usages ou des contraintes.
Nous cherchons à identifier les personnes pertinentes pour les sujets étudiés. L’objectif est de comprendre les circuits de décision et de préparer des échanges utiles, plutôt que de réunir toutes les directions pour chaque question documentaire.
Échanger sur votre organisationFaire apparaître les points de coordination
Un projet peut prévoir un formulaire usager, une application métier et une transmission à un prestataire. Ces éléments doivent être regardés ensemble pour comprendre le fonctionnement prévu et les informations qui circuleront.
Les questions soulevées sont reliées aux étapes du projet et aux personnes qui peuvent y répondre. Le conseil RGPD permet d’éclairer ces sujets ; les décisions d’organisation et les interventions techniques sont ensuite portées par les acteurs concernés.
Échanger sur votre organisationSuivre les évolutions et expliquer les choix
Un plan d’action doit rester compréhensible au-delà des premiers échanges. Les évolutions des outils et des missions peuvent amener à revoir une procédure, une information destinée aux usagers ou la description d’une activité dans le registre.
Le suivi permet de replacer ces changements dans la démarche existante. Des explications adaptées aux services facilitent la lecture des documents et aident les agents à comprendre pourquoi certains repères évoluent. La sensibilisation accompagne ce travail dans les missions proposées.
Échanger sur votre organisationVOTRE PLAN D’ACTION RGPD
Des priorités visibles.
Une démarche plus facile à suivre.
Un plan d’action doit vous permettre de comprendre les sujets à traiter, les prochaines étapes et le travail à mener avec vos équipes.
- Identifier les priorités à partir de votre situation.
- Organiser les actions avec les services concernés.
- Faire le point au fil de l’accompagnement.
DE VOS USAGES AU PLAN D’ACTION
Accompagner les projets et le suivi entre les directions.
Les situations suivantes donnent des repères pour comprendre le travail possible. Le périmètre exact est défini à partir de votre structure et de l’accompagnement retenu.
Un nouveau service numérique destiné aux usagers
Le projet commence par un besoin métier : déposer une demande, réserver un service ou suivre un dossier. Il est utile d’expliciter les informations nécessaires, les personnes qui y accéderont et les outils impliqués.
Etatys vous accompagne dans l’examen des questions de protection des données liées au périmètre convenu. Les supports d’information, le registre et les échanges avec les prestataires peuvent faire partie des sujets à travailler avec les équipes du projet.
Échanger sur ce sujetUne question ou une demande arrive au mauvais service
Dans une organisation composée de plusieurs directions, identifier le bon interlocuteur peut prendre du temps. Clarifier le circuit de remontée des questions aide les équipes à savoir vers qui se tourner.
La démarche peut porter sur les repères internes, les informations utiles à rassembler et l’articulation avec le DPO. Les procédures doivent décrire un fonctionnement possible dans votre organisation, et être connues des personnes appelées à les utiliser.
Échanger sur ce sujetLe registre doit évoluer avec les activités
Une photographie initiale des traitements n’explique pas tous les changements à venir. Les projets, les nouveaux partenaires et l’évolution des outils peuvent nécessiter de réexaminer certains éléments de documentation.
Le suivi consiste notamment à faire le lien entre ces changements et la démarche existante. Vous pouvez préparer une vue des principales directions et des projets connus pour nous aider à comprendre votre contexte et les priorités à discuter.
Échanger sur ce sujetUN CABINET PROCHE DE VOTRE TERRITOIRE
Partout en France,
au service des collectivités.
Etatys accompagne les communes et les intercommunalités de toutes les régions, des petites communes rurales aux agglomérations. Chaque collectivité dispose d’un interlocuteur qui prend le temps de comprendre son territoire, son organisation et ses priorités.
Notre approche repose sur la disponibilité, des échanges compréhensibles et la connaissance des contraintes du secteur public local.
Découvrir le cabinet EtatysNOS FORMULES D’ACCOMPAGNEMENT RGPD
Choisissez la formule
adaptée à votre collectivité.
Suivi et Essentiel s’adressent aux communes de moins de 1 500 habitants.
Engagement de 12 mois, avec paiement mensuel ou annuel.
POUR SUIVRE VOTRE DÉMARCHE
Suivi
Un accompagnement régulier pour maintenir vos pratiques et répondre aux situations du quotidien.
Ce qui est inclus
- Audit de conformité et solutions
- Gestion des procédures
- Entretiens avec les agents
- Mise à jour du registre des traitements
- Sensibilisation
- Accompagnement des violations de données
- Demandes d’exercice des droits
- Désignation du DPO auprès de la CNIL
POUR STRUCTURER VOTRE CONFORMITÉ
Essentiel
Les services de Suivi, complétés par les outils nécessaires pour approfondir votre mise en conformité.
Tout Suivi, avec en complément
- Tous les services de la formule Suivi
- Registre des traitements
- Conformité du site web
- Analyse d’impact (AIPD)
- Veille juridique
VOTRE COLLECTIVITÉ, VOTRE PÉRIMÈTRE
Sur mesure
Une proposition construite selon votre taille, votre organisation et le périmètre de votre besoin.
Pour votre structure
- Communes de plus de 1 500 habitants
- Communautés de communes
- Communautés d’agglomération
- Accompagnement adapté à vos services
Discutons de vos traitements, de votre organisation et de vos attentes pour déterminer le niveau d’accompagnement pertinent.
Vous hésitez entre les formules ? Nous pouvons faire le point sur vos documents et votre organisation avant de vous orienter.
Être conseilléLa sensibilisation est incluse dans nos accompagnements. Des sensibilisations et formations à la carte sont également proposées sur devis.
Formation & sensibilisationVOS QUESTIONS SUR L’ACCOMPAGNEMENT
Des réponses pour
avancer plus sereinement.
Organisation, méthode, accompagnement : les premiers repères pour votre collectivité.
Poser une autre question
Une communauté d’agglomération doit-elle désigner un DPO ?
Oui, comme toute autorité publique. Le RGPD permet par ailleurs de désigner le même délégué pour l’agglomération et pour les communes membres qui le souhaitent.
Comment organiser le RGPD entre de nombreux services ?
En identifiant, dans chaque direction, un interlocuteur qui fait le lien avec le DPO, et en tenant un registre organisé par service et par compétence. Les priorités sont ensuite établies à l’échelle de l’agglomération.
Qui répond aux demandes des habitants sur leurs données ?
La structure qui détient les données et décide de leur usage. Une procédure commune (réception, vérification, réponse dans le délai d’un mois prévu par le RGPD) évite qu’une demande se perde entre services ou entre structures.
Nous avons déjà des documents : faut-il tout recommencer ?
Nous commençons par examiner ce qui existe : registre, formulaires, procédures et habitudes des services. L’objectif est d’identifier les éléments utilisables, ceux à actualiser et les sujets qui restent à traiter. Cette analyse permet de définir une démarche adaptée à votre point de départ.
Les dossiers papier sont-ils concernés ?
La protection des données ne se limite pas aux logiciels. Les dossiers papier structurés contenant des informations personnelles doivent aussi être pris en compte. Nous étudions avec vous les accès, le rangement, les échanges et la conservation de ces documents.
Pourquoi les tarifs ne sont-ils pas affichés ?
Nous établissons les tarifs après avoir étudié votre structure et échangé sur vos besoins. Les services concernés, les documents existants et le périmètre attendu permettent de préparer une proposition adaptée, plutôt qu’un prix générique qui ne décrirait pas votre situation.
Intervenez-vous partout en France ?
Oui. Etatys accompagne des communes et des intercommunalités dans toute la France, quelle que soit leur taille. Le premier échange permet de préciser les modalités d’accompagnement en fonction de votre situation et de votre organisation.
Que se passe-t-il après une prise de contact ?
Nous échangeons sur vos services, votre organisation et vos attentes. Vous pouvez nous parler de ce qui est déjà en place ou des difficultés rencontrées. Nous discutons ensuite des priorités et de la formule qui correspond à votre besoin.
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Vos questions méritent
un interlocuteur.
Vous démarrez votre mise en conformité, vous souhaitez un suivi plus présent ou vous avez une question précise ? Prenons le temps de comprendre votre situation.
01Vous nous présentez votre organisation et vos besoins.
02Nous échangeons sur les priorités et l’accompagnement adapté.