Courriels et partage de fichiers
Aborder les destinataires, les pièces jointes, les liens de partage et les sollicitations suspectes. Les exemples de sensibilisation partent des situations rencontrées par vos équipes.
CYBERSÉCURITÉ & PROTECTION DES DONNÉES
Des pratiques numériquesmieux comprises par vos équipes.
Messageries, fichiers, logiciels métiers : la protection des données dépend aussi des usages quotidiens. Etatys accompagne la sensibilisation des agents et l’organisation des pratiques, en lien avec votre démarche RGPD.
- Des situations concrètes pour les agents
- Des repères sur les accès et les échanges
- Une articulation avec vos intervenants informatiques
Un cabinet ancré dans votre territoire.
Franche-Comté · Haute-Saône & Doubs
LES SUJETS À TRAVAILLER
La prévention commence dans les usages.
Nous examinons avec vous les pratiques qui impliquent des données personnelles. Le périmètre dépend de vos outils, de votre organisation et de l’accompagnement retenu.
Comptes et accès
Comprendre qui utilise les outils et les dossiers, et comment les changements de poste sont pris en compte. Les décisions techniques se coordonnent avec vos intervenants informatiques.
Réaction en cas d’incident
Clarifier les interlocuteurs et les informations à rassembler lorsqu’une situation peut concerner des données personnelles. Ce travail s’inscrit dans vos procédures et votre accompagnement RGPD.
ASSOCIER LES BONS INTERLOCUTEURS
Relier les usages des agents et l’organisation informatique.
Les agents connaissent leurs dossiers et leurs contraintes ; vos intervenants informatiques connaissent les outils qu’ils administrent. Examiner les pratiques demande de faire le lien entre ces deux réalités. Une procédure doit être compréhensible et compatible avec le fonctionnement des services.
L’accompagnement présenté ici porte sur la sensibilisation et les pratiques de protection des données. Un audit technique, un test d’intrusion ou une supervision informatique ne sont pas inclus par défaut : ces besoins doivent être précisés séparément avant toute proposition.
Préciser votre besoinDU REPÉRAGE AUX PRATIQUES
Préparer des repères que vos équipes peuvent utiliser.
La sensibilisation est plus utile lorsqu’elle se rattache au fonctionnement réel des services. L’accompagnement permet d’identifier les situations à travailler et les personnes à associer, selon le périmètre convenu.
Partir des situations rencontrées
Un fichier transmis à un partenaire, une sollicitation reçue par courriel ou un accès partagé entre plusieurs agents peut soulever une question de protection des données. Nous partons de ces usages pour comprendre les difficultés et choisir les sujets à expliquer.
L’objectif est de rendre les échanges concrets. Les agents doivent pouvoir faire le lien entre les repères abordés et les outils qu’ils utilisent, y compris lorsque les dossiers papier et les applications métiers coexistent.
Découvrir la sensibilisationClarifier les rôles dans l’organisation
Une question sur un accès ou un incident peut impliquer un responsable de service, le DPO et un intervenant informatique. Il est utile d’identifier ces interlocuteurs et la manière de les solliciter. Les repères documentaires doivent correspondre à votre organisation effective.
Etatys intervient dans le cadre de la mission de conseil et de protection des données convenue. Les actions d’administration des outils ou les investigations techniques doivent être coordonnées avec les professionnels chargés de votre système informatique.
Présenter votre organisationRevoir les pratiques lorsque les outils changent
L’arrivée d’une application, un nouveau mode de partage ou une réorganisation peut rendre certains repères incomplets. Le suivi permet d’identifier les questions nouvelles et de voir quels documents ou explications doivent évoluer.
Vous pouvez préparer une liste des principaux outils et des situations qui interrogent les équipes. Ces éléments donnent une base de discussion pour définir les priorités, sans attendre de disposer d’un inventaire technique complet.
Comprendre le suivi RGPDVOTRE PLAN D’ACTION RGPD
Des priorités visibles.
Une démarche plus facile à suivre.
Un plan d’action doit vous permettre de comprendre les sujets à traiter, les prochaines étapes et le travail à mener avec vos équipes.
- Identifier les priorités à partir de votre situation.
- Organiser les actions avec les services concernés.
- Faire le point au fil de l’accompagnement.
NOTRE MÉTHODE
Avancer à partir de votre situation.
Vos logiciels, les accès aux dossiers et les habitudes de transmission donnent les premiers points à examiner.
Identifier les usages
Quels outils et quels échanges mobilisent les données des habitants et des agents ?
En savoir plusSensibiliser
Quels réflexes peuvent être expliqués à partir de situations vécues dans les services ?
En savoir plusOrganiser le suivi
Qui solliciter quand un outil change ou qu’une question apparaît ?
En savoir plusUN CABINET PROCHE DE VOTRE TERRITOIRE
Basé en Franche-Comté,
au service des collectivités.
Installé à Villers-le-Sec, entre Vesoul et Besançon, Etatys accompagne prioritairement les communes et intercommunalités de Haute-Saône et du Doubs, tout en restant ouvert aux autres territoires.
Notre approche repose sur la disponibilité, des échanges compréhensibles et la connaissance des contraintes du secteur public local.
Découvrir le cabinet EtatysNOS FORMULES D’ACCOMPAGNEMENT RGPD
Choisissez la formule
adaptée à votre collectivité.
Suivi et Essentiel s’adressent aux communes de moins de 1 500 habitants.
Engagement de 12 mois, avec paiement mensuel ou annuel.
POUR SUIVRE VOTRE DÉMARCHE
Suivi
Un accompagnement régulier pour maintenir vos pratiques et répondre aux situations du quotidien.
Ce qui est inclus
- Audit de conformité et solutions
- Gestion des procédures
- Entretiens avec les agents
- Mise à jour du registre des traitements
- Sensibilisation
- Accompagnement des violations de données
- Demandes d’exercice des droits
- Désignation du DPO auprès de la CNIL
POUR STRUCTURER VOTRE CONFORMITÉ
Essentiel
Les services de Suivi, complétés par les outils nécessaires pour approfondir votre mise en conformité.
Tout Suivi, avec en complément
- Tous les services de la formule Suivi
- Registre des traitements
- Conformité du site web
- Analyse d’impact (AIPD)
- Veille juridique
VOTRE COLLECTIVITÉ, VOTRE PÉRIMÈTRE
Sur mesure
Une proposition construite selon votre taille, votre organisation et le périmètre de votre besoin.
Pour votre structure
- Communes de plus de 1 500 habitants
- Communautés de communes
- Communautés d’agglomération
- Accompagnement adapté à vos services
Discutons de vos traitements, de votre organisation et de vos attentes pour déterminer le niveau d’accompagnement pertinent.
Vous hésitez entre les formules ? Nous pouvons faire le point sur vos documents et votre organisation avant de vous orienter.
Être conseilléLa sensibilisation est incluse dans nos accompagnements. Des sensibilisations et formations à la carte sont également proposées sur devis.
Formation & sensibilisationVOS QUESTIONS SUR L’ACCOMPAGNEMENT
Des réponses pour
avancer plus sereinement.
Organisation, méthode, accompagnement : les premiers repères pour votre collectivité.
Poser une autre question
Nous avons déjà des documents : faut-il tout recommencer ?
Nous commençons par examiner ce qui existe : registre, formulaires, procédures et habitudes des services. L’objectif est d’identifier les éléments utilisables, ceux à actualiser et les sujets qui restent à traiter. Cette analyse permet de définir une démarche adaptée à votre point de départ.
Les dossiers papier sont-ils concernés ?
La protection des données ne se limite pas aux logiciels. Les dossiers papier structurés contenant des informations personnelles doivent aussi être pris en compte. Nous étudions avec vous les accès, le rangement, les échanges et la conservation de ces documents.
Intervenez-vous uniquement en Franche-Comté ?
La Haute-Saône et le Doubs sont nos territoires d’intervention prioritaires. Nous restons ouverts aux autres collectivités. Le premier échange permet de préciser les modalités d’accompagnement en fonction de votre situation et de votre localisation.
Que se passe-t-il après une prise de contact ?
Nous échangeons sur vos services, votre organisation et vos attentes. Vous pouvez nous parler de ce qui est déjà en place ou des difficultés rencontrées. Nous discutons ensuite des priorités et de la formule qui correspond à votre besoin.
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Vos questions méritent
un interlocuteur.
Vous démarrez votre mise en conformité, vous souhaitez un suivi plus présent ou vous avez une question précise ? Prenons le temps de comprendre votre situation.
01Vous nous présentez votre organisation et vos besoins.
02Nous échangeons sur les priorités et l’accompagnement adapté.